Incoterms® en clausules voor waterdichte contracten bij export naar het VK

Wie draagt welke verantwoordelijkheden? Wie betaalt het transport, de levering, verzekering en vervult de formaliteiten? Wie neemt de uitvoer- en/of invoerhandeling op zich? Zijn de invoerrechten voor rekening van de koper of verkoper? De antwoorden op deze en andere vragen moeten helder zijn als u een deal sluit.

Neem daarvoor Incoterms® op in uw verkoopcontracten. Deze internationaal gestandaardiseerde leveringsvoorwaarden en -afspraken vermelden alle kosten en aansprakelijkheden van koper én verkoper.

1.  Ex Works (EXW): alle verplichtingen bij de koper

Bij EXW stelt u uw goederen ter beschikking op de afgesproken locatie, meestal is dat uw magazijn of fabriek. Daarna is de koper voor alles verantwoordelijk: transport, verzekering, douaneformaliteiten bij uit- en invoer én bijbehorende kosten.

Belangrijk: volgens de Europese douanewetgeving mag een niet-EU-entiteit niet optreden als exporteur. Een Britse onderneming zal hiervoor dan ook ofwel een Europese entiteit moeten aanstellen, ofwel de douaneverantwoordelijkheden verzorgen vanuit een eigen vestiging in de EU.

2.  Delivered At Place (DAP): verkoper levert, koper lost

Onder DAP bent u als verkoper verantwoordelijk om de losklare goederen te leveren op een benoemde plaats van bestemming. U draagt dan alle kosten en risico’s tot aan het lossen, dat vervolgens voor rekening van de koper is.

Tenzij anders overeengekomen, moet u als verkoper de douaneformaliteiten langs exportzijde in orde brengen, maar bent u niet verplicht om eventuele invoerrechten te betalen of douaneformaliteiten aan de importzijde te regelen.

3.  Cost, Insurance & Freight (CIF): gedeelde kosten en verantwoordelijkheden

Bij CIF-verkoop draagt u als verkoper eerst de kosten en verantwoordelijkheden om de goederen tot de grens te brengen. Ook moet u de douaneformaliteiten langs exportzijde in orde brengen.

Nadien staat de koper in voor alle douaneverantwoordelijkheden langs importzijde. Mogelijke invoerrechten, belastingen, btw, transport en goederenbehandeling in het VK zijn ook de verantwoordelijkheid van de koper.

4.  Delivered Duty Paid (DDP): alle verplichtingen bij de verkoper

Transport, verzekering, levering tot de plaats van bestemming, douaneformaliteiten (uitvoer en invoer), eventuele Britse invoerrechten en Britse invoer-btw … Bij DDP-verkoop is het allemaal uw verantwoordelijkheid als verkoper.

Soms zijn er extra vereisten naargelang het soort ingevoerde goederen. Kiest u voor DDP, dan heeft u een Brits EORI- én btw-nummer nodig. Staat u zelf in voor de btw-formaliteiten, dan kan Postponed VAT Accounting interessant zijn. U kan via een Britse douaneagent de importformaliteiten vervullen, of via uw eigen vestiging.

Bepaalde clausules zijn het overwegen waard om uw contracten waterdicht te maken bij handel met een derde land als het VK. We zetten 5 courante opties op een rij.

Is een verkoopcontract in euro geen optie? Probeer dan een wisselkoersclausule te voorzien, zodat prijsaanpassingen mogelijk zijn bij een plotse koerswijziging van het Britse pond. Aangezien de munt volatieler is geworden, kan dat extra nuttig zijn. Al nemen sommige bedrijven bewust de bluts met de buil.

Ontdek of (en hoe) u zich moet indekken tegen wisselkoersschommelingen.

Een partijbeslissing laat toe om bepaalde onderdelen van een overeenkomst eenzijdig te wijzigen als bepaalde voorwaarden voldaan zijn. Bijvoorbeeld om andere leveringstermijnen op te leggen of zelf de prijszetting van de overeenkomst aan te passen. Hiervoor is dan niet opnieuw het akkoord nodig van de andere contractpartij.

Bij ingrijpende wijzigingen in de economische situatie, kan uw contract met deze clausule herbekeken en aangepast worden aan de nieuwe realiteit. Zo vermijdt u ongunstige of onevenwichtige verplichtingen en eventuele financiële verliezen.

Deze clausule kan u aanwenden om het contract te beëindigen als de oorspronkelijke contractvoorwaarden té ingrijpend veranderen. Zowel u als uw handelspartner stemmen er dan mee in dat het niet langer opportuun is om de overeenkomst verder te zetten en beëindigen zo de samenwerking.

U kan ook uw aansprakelijkheidsrisico contractueel beperken. Bijvoorbeeld wanneer bepaalde economische omstandigheden het onmogelijk maken om de afgesproken leveringstermijnen na te komen.

Breng samen met uw zakenpartners ook in kaart wat de gevolgen zijn van een vertraging bij één contract op de uitvoering van volgende contracten. Denk aan producten die na de levering worden verwerkt in samengestelde producten.